管理学视野下的图书馆Interlib系统资源优化设计

   ［摘要］图书馆集群管理系统Interlib是新一代的图书馆自动化软件。在Interlib系统中，采访、编目、流通、典藏等子系统形成了自动化系统的主要框架。合理利用系统资源，开发各项业务功能，是图书馆工作取得成效的主要依据。本文结合实际工作，就如何利用Interlib系统资源，优化图书馆基础业务，提出相关建议。

   ［关键词］图书馆； Interlib； 系统； 数据

   ［中图分类号］G250.7 ［文献标识码］A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0101- 03

   21世纪的图书馆，其工作业已从以内部业务工作为中心转变为以读者服务为中心，最大化利用现有资源为读者服务是图书馆的使命。在区域内，需要整合图书馆群的文献、数字化资源信息，进行集中管理，才能实现为读者提供更好服务的目标。

   兖州市图书馆使用Interlib以来，在省图书馆和相关技术人员的大力帮助下，系统的各项功能都得到了良好的利用，服务效果明显提升。现就使用过程中产生的有关问题、解决方法及一些工作技巧谈一点认识。

   １采访子系统的使用

   １．１外部数据接收使编目工作省时省力

   外部数据接收功能里的MID数据接收，给编目人员的数据录入工作带来了极大的方便。图书采购时，我们可以将书商或其他馆提供的MARC数据接收到本馆系统中间库，这样，在采访验收管理直接验收处理时，查询出选中的数据，复制到总书目库，做相应的修改后，只需要追加条形码，分配馆藏地点既可，大大节省了数据录入时间。这与以前的工作方式简直是天壤之别，一般情况下，书商提供的MARC数据都是出版社标准数据，为图书采编人员提供了一个很好的数据参考。

   １．２合理使用验收流程促进数据规范化

   系统对验收的处理有两种方式：预订验收，即对已经预订的图书进行验收处理；直接验收，即对零购、散购等没有预订信息的文献进行验收处理。

   文献到馆后组织验收，验收完成进行编目，验收与文献编目工作紧密结合。实际中，一些图书馆已经将验收、编目工作整合，对缺少编目人员的小馆，在验收同时对文献简单编目，完成后直接上架，处理方式无疑是很便捷的；而对一些流程化作业的大馆，分批次进行验收、编目工作，保证流程作业的有序和一致。系统的验收流程可根据各馆参数设定动态调整。总而言之，我们可以按照合适的方式制定本馆的验收处理流程。系统的验收工作流程如下：

   建立验收批次→直接验收→验收分配馆藏→验收直接流通（或编目→交送或馆藏登记） →流通建立验收批次，准备对到馆文献实施验收处理。具体工作流程如下：

   １．２．１设置验收方式

   验收，区分预订验收和直接验收的不同，分别从不同的功能模块进入。对预订验收来说，要求订单设置为“验收状态”，系统识别待验收的文献是否有有效的预订信息，“是”则流程继续向下走，“否”则回到起点，工作人员自行决定处理方式——退还该书或直接验收。

   １．２．２分配馆藏

   填写正确的待验收文献复本数量和价格，分配馆藏。系统要求采用先贴条码的方式，不采用自动分配条码，避免人为原因造成条码与实际不一致。

   １．２．３编目处理

   在选择工作模式时，系统管理里有一个分管管理，工作模式选中“验收后直接流通”点击“是”即可；如果选择“交送接收功能”才能流通，这里选择“否”。如果采用“验收直接流通”的工作模式，验收同时对文献编目，验收完成编目也即完成，文献可直接上架流通，流程结束；如果不采用“验收直接流通”的工作模式，验收后将该验收批次设置为“编目状态”，编目人员对该批文献编目处理。

   １．２．４图书交送

   一批文献编目完成后，如果核实馆藏信息正确（包括条码、文献类型、馆藏地点），可以直接批交送到流通；如果具有典藏部门或典藏人员，进行馆藏登记处理，将文献分配到正确的馆藏地点，文献再上架参与流通。

   ２编目子系统的使用

   ２．１使用回溯建库的注意事项

   提起回溯建库，对于初用这个系统的用户来说，可能容易产生疑问：回溯建库里的数据录入与采访验收里的数据录入有什么区别？在验收过程中，如果手工输入条形码有误，或者是其他地方输入不当，就会影响到流通部门的借阅工作。我们如果在直接验收处理里面修改，报表中输出的个别财产账中的清单的统计数据就会不准确。这种情况可以在回溯建库里修改。修改后不影响工作人员针对验收批次的统计数据。但是，如果在回溯建库里直接输入数据，就无法成批打印书标，只能做书标的个别输出。

   ２．２采集器数据输出功能

   使用采集器数据输出可实现强大的查重功能。这一功能的利用，大大方便了工作人员的图书采购工作。随着图书馆馆藏量逐渐增多，在购书时很容易发生所购图书与馆藏图书重复的事情，造成了工作人员的重复劳动和资金上的浪费。工作人员将数据通过此功能输出后，购书时，用采集器扫描每册欲购新书的ISBN号，即可提示该书是否与本馆藏书重复，避免了图书重复采购的现象。

   ３典藏子系统的使用

   该子系统含馆藏登记、馆藏剔除、藏书清点、清点处理、条码置换等功能。有些功能的应用需长期实践方能得心应手。

   ３．１巧妙使用条码置换功能

   读者丢失图书，通常会对该书进行丢书处理并对读者进行罚款处理。我们认为还可以充分利用条码置换功能来处理。如果读者能购买到一本相同的图书，我们就不对该书进行丢失处理。查出丢失图书的条形码后，在还书处理功能里将此条形码进行还回处理。显示此书在馆后，用条码置换功能，将丢失图书的条形码置换成一个新的条形码，将新的条码号贴在新书上，此书即可进行流通。这样在对系统数据没有任何影响的前提下，可以简化新书的录入工作，提高了工作效率。

   ３．２利用馆藏登记变更馆藏地点

   在编目工作中对馆藏地点的分配如果操作有误，会直接影响到图书的正常流通。比如馆藏１的图书，显示馆藏地点是馆藏２，系统会拒绝进行借书处理。我们只需在馆藏登记中，选择正确的馆藏地点和流通类型，将图书的条形码扫描一下，即可将其更改为正确的可以流通类型和馆藏地点。这是一种方便快捷的数据处理方法，避免了流通部门拒借现象的发生，及时修正了编目人员因操作不慎带来的工作上的失误，使得流通部门能够更好地开展对读者的服务工作。

   ４流通子系统的使用

   该子系统包含流通管理、读者管理、读者预约、预借管理、借阅查询统计、财经查询统计等。有几种功能在日常业务使用中应加以注意。

   ４．1读者证上传照片设置

   工作人员的操作员管理——“流通管理处读者照片显示后自动消失时间”里设置为“０”，读者照片则始终显示。照片上传的规格约为“140 × 165”（建议使用美图大师进行裁剪）。如果这里设置不当，照片上传则不成功。

   ４．2身份证号码输入

   由于大部分图书馆是将原来的ILAS系统转换成Interlib，一些旧的读者记录里，有不少读者没有输入身份证号，转换成新系统后，在身份证栏里，会显示一大串为“０”的代码。这时，如果为读者进行验证或其他修改时，则会产生存盘失败的情况。针对这种情况的处理方法是：将身份证号删除为空或输入正确的身份证号即可。

   ４．3读者预约和续借

   必须在系统管理子系统读者流通类型参数里开通预约功能，才能进行读者预约。如果进行网上预约，则要求读者申请读者密码，进入读者空间的借阅查询模块，进行预约。续借同预约操作相似。兖州市图书馆现已开通了网上续借和网上预约功能，极大地方便了不能及时到馆的读者。这一功能的开通，使Interlib的数字资源得到了更好的开发和利用，为推动数字图书馆建设提供了一定的技术支持。

    5．MARC字段生成设置的使用

   为了使书目增加更多的检索点，需要在系统维护中MARC统一字段里进行字段生成设置。例如，“225字段”，可以生成“410字段”。目的是想对该数据增加一个检索点，有利于流通工作人员和读者查询。如果某套丛书，我们只知道丛书名，对丛书内每本书的正题名不太清楚时，可以利用此功能。具体操作如下：

   MARC参数设置—MARC模板—MARC录入模板管理（选择MARC类型，如图书或古籍）—字段生成配置。源字段：225源指示符：1 源子字段：$a目的字段：410目的指示符：0目的子字段：$12001$a

   ６．其他特色功能的使用

   除以上功能外，Interlib系统还具备专向外借、专向阅览、电子阅览室管理等功能，方便快捷，特色鲜明。下面介绍两种。

   ６．1专向外借功能

   此功能为没有贴条形码的单册期刊的外借处理提供了很好的条件。只要增加了期刊在本年度的记到年，又对每期期刊进行了记到管理，就可以在专项外借功能里对期刊进行外借。在这里，不需要对期刊张贴条形码，只需用光笔扫描一下期刊上的ISSN条形码，即可进行借阅。只要在系统里已经录入了该期刊MARC数据，系统就会对每种期刊的ISSN进行链接，节省了工作人员的数据录入时间。

   6．2扉页处理功能

   如果我们向读者推荐精品图书，除了使用新书通报以外，扉页处理功能可以将精品图书的扉页上传到网上，更直观地让读者了解一些新书、好书，以满足不同读者的借阅需求。

   Interlib系统强大的拓展功能使兖州图书馆的工作取得了很大成绩。在众多功能里，我们只是简单地针对日常业务工作中所实践的一部分向大家作简要介绍、谈点心得。许多环节还不成熟，还在不断摸索，有待于进一步的学习和提高。